Yritysten sisällönhallintajärjestelmät (ECM-järjestelmät) ovat tyyppisiä ohjelmistotekniikoita, joita voidaan laajasti soveltaa minkä tahansa organisaation liiketoimintaprosessien hallintaan suoraan liittyvän jäsentämättömän tiedon hallinnassa, varastoinnissa, noutamisessa ja suojaamisessa.
Jotkut sekoittavat ECM-järjestelmät ja elektroniset asiakirjanhallintajärjestelmät (EDMS). Näiden määritelmien sekaannus johtuu siitä, että EDMS sisältää usein yrityksen dokumenttien hallintamoduulien lisäksi joitain ECM-ominaisuuksia. Kuten esimerkiksi työntekijöiden vuorovaikutus asiakirjojen valmistelussa. Tällaisessa tilanteessa on täysin mahdollista keskustella toiminnallisuuden laajentamisesta ECM-järjestelmään.
Tärkein ero ECM-järjestelmän ja EDMS: n välillä on, että yrityksen elektronisen dokumenttien hallinnan lisäksi ECM-järjestelmät luovat yhden tietoalueen kaikille organisaation käyttäjille ja tarjoavat liiketoimintaprosessien automatisoinnin.
ECM-järjestelmien käytön ansiosta työvoimaresurssit optimoidaan ja yrityksen toimintakustannukset vähenevät merkittävästi.
ECM-järjestelmät sisältävät tyypillisesti seuraavat alajaksot (moduulit), joista jokainen integroituu muiden alaosastojen kanssa ja voi olla myös erikseen.
Alla on joitain niistä:
- Yrityksen sähköinen asiakirjojen hallintamoduuli;
- Liiketoimintaprosessien tukimoduuli;
- Verkkosisällön hallintamoduuli yrityksen verkkosivustolle tai portaalille,
- Mediasisällön hallintamoduuli;
- Tiedonhallintamoduuli;
- Sisällön käyttöoikeusmoduuli, joka tarjoaa tarvittavat tiedot ajasta ja paikasta riippumatta.
Jokainen alaosa vaatii tietyt taidot. Esimerkiksi yrityksen sivuston tai portaalin Web-sisällön hallinta vaatii erityistä tietämystä Internet-resurssien hallinnasta, ja yrityksen elektroninen dokumenttien hallintamoduuli vaatii erityisiä asiakirjojen sisäisiä liikkeitä.
ECM-järjestelmät yhdistävät asiakirjojen sisällön ja yrityksen johtamisnäkökohdat, luomalla yhden ympäristön asiakirjojen hallintaan ja vähentämällä työtoimintojen määrää liiketoimintatehtävien toteuttamiseksi. Siksi yritysisältö tulee saataville niille käyttäjille, jotka tarvitsevat sitä nopeaan ja korkealaatuiseen työhön.
